Nei precedenti articoli abbiamo parlato del bando Smart&Start di Invitalia e del rapporto tra il metodo Lean Startup e l’approccio Growth Hacking. Oggi affrontiamo un altro importante argomento, il time management.
La gestione del tempo, time management, all’interno di una startup è fondamentale per la crescita. Infatti, solo organizzando con efficacia orari e scadenze, definendo le priorità è possibile ottimizzare il lavoro.
Avere quindi una buona capacità di time management è fondamentale per diventare un’azienda di successo.
Ma che cos’è il time management? Esistono delle regole da rispettare?
Continua a leggere l’articolo per capire come organizzare al meglio il tuo tempo lavorativo.
Time management: che cos’è
Come anticipavo nelle righe precedenti, il time management è un processo di pianificazione e controllo del tempo per ottimizzare le attività aziendali e aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.
Il time management può essere migliorato attraverso l’uso di competenze, strumenti e tecniche specifiche che approfondiremo nei paragrafi successivi.
La matrice di Eisenhower e le tecniche di time management
Una pratica famosa di time management è attribuita a Dwight Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, chiamata appunto matrice di Eisenhower che consiste nel classificare le attività in 4 gruppi:
– importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona;
– importante e non urgente: attività a cui porre una scadenza e da eseguire personalmente;
– non importante e urgente: attività da delegare se possibile;
– non importante e non urgente: attività da eliminare.
Questa tecnica di time management è ottima per le gestioni più complesse, quindi per aziende che coinvolgono più risorse con obiettivi e impegni più complicati.
Un’altra famosa tecnica di time management, una tra le più usate e famose, è quella di raggruppare in categorie quanto c’è da fare, a seconda del grado di importanza e di urgenza.
Sì fa una classica contrassegnata dalle lettere dell’alfabeto A, B, C, che rappresenta:
– A, compiti urgenti e importanti;
– B, compiti importanti ma non urgenti;
– C, compiti poco urgenti e poco importanti.
Tra le tecniche c’è anche l’analisi paretiana, secondo cui è consigliato individuare le attività che richiedono meno tempo e svolgerle subito come prima cosa. Secondo questo principio, sarà possibile ottenere l’80% del risultato con il 20% dello sforzo.
Solo alla fine si possono svolgere le attività che richiedono più tempo, ma a quel punto l’80% del lavoro sarà stato già svolto.
Infine, come ultima tecnica, c’è la famosa tecnica del pomodoro molto utile per contrastare l’istinto a rimandare, mantenere alta la concentrazione e aumentare la produttività del lavoro.
Questa tecnica si basa sul fatto che ogni attività possa essere suddivisa in piccole sequenze di tempo, ciascuna delle quali viene intervallata dalla successiva da una breve pausa di 5 minuti.
È infatti fisiologico che il nostro cervello si senta stanco e abbia bisogno di piccole pause. Quindi come fare? Usare un timer per alternare 25 minuti di lavoro nello svolgimento di un compito, con il massimo della concentrazione, a 5 minuti di pausa.
4 consigli per gestire il tuo time management
Dopo aver parlato delle tecniche più famose e utilizzate di time management, ti forniamo qualche consiglio pratico per gestire meglio il tempo e il lavoro all’interno della tua startup.
To-do-list: fare una lista di cose da fare può aiutare molto l’organizzazione del lavoro. Inizia a scrivere una lista degli obiettivi che vorrai raggiungere durante l’orario di lavoro, scrivili in maniera schematica e concentrati al massimo su 5 obiettivi.
Pianifica il più possibile la tua giornata, se riesci addirittura programmando le singole ore con piccoli compiti da svolgere in breve tempo, ma con un’alta frequenza. Aumenterai la produttività ed eviterai il rischio di sovraccaricarti di lavoro e soprattutto di svolgerlo male.
Gestione delle mail: leggere tutte le mail, dare una risposta può richiedere molto tempo, ma allo stesso tempo è sempre importante leggerle tutte. Ti consiglio di dedicare la prima ora della tua attività lavorativa alla gestione della posta. Lo so che rispondere alle mail molte volte sembrerà una perdita di tempo, ma non sottovalutare le sue potenzialità: mantenere dei contatti è sempre utile, e sul lungo periodo potrà rivelarsi un’arma vincente.
Ti do un consiglio per gestire al meglio la casella postale: nelle risposte sii concreto e sintetico il più possibile, massimo tre frasi per risposta, ed evita di rimanere bloccato nella trappola delle newsletter. Usa sistemi di posta “inbox zero”, ossia sistemi il cui obiettivo è portare ad avere la casella vuota, schedulando opportunamente le email e i task.
Crea una mappa mentale: per la gestione del tuo tempo è molto utile crearsi una mappa mentale dove disegnerai al centro la tua idea di partenza e la ramificherai nelle finalità da perseguire.
Prendersi una pausa: È essenziale fare una pausa, alternando così momenti di impegno intensivo a momenti di stacco.
Evitare le distrazioni: limita l’utilizzo dei social, e soprattutto disattiva le loro notifiche. Interromperanno il tuo lavoro, soprattutto lo frammentano, e improvvisamente ti ritroverai perso, senza essere più in grado di ritrovare il filo.
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