L’outsourcing è la pratica dell’esternalizzazione di attività aziendali a società esterne, così da alleggerire e ottimizzare sia la struttura del team che il carico di lavoro di ogni suo membro.
Alla fine del 2009, l’imprenditore statunitense Timothy Ferriss pubblica la versione estesa ed aggiornata del suo libro bestseller The 4-Hour Workweek, da diversi osservatori considerato come uno dei primi convinti tentativi di portare la Business Process Automation (BPA) e l’outsourcing ad un livello più scalabile per tutte le aziende, comprese le startup.
Ferriss coltiva un trend da tempo inseguito da consulenti, imprenditori e founder: capire come esternalizzare determinati processi di business, soprattutto come farlo nella maniera più efficace.
Come capita per molti trend però, il libro The 4-Hour Workweek ha portato numerosi imprenditori a sbagliare completamente l’approccio all’outsourcing, non avendo ancora il giusto background per, ad esempio, gestire e coordinare le attività anche da remoto.
Quando si deve scegliere ruoli e processi da inserire in un outsourcing framework bisogna innanzitutto capire che questi saranno fondamentali per la crescita sostenibile di un’azienda.
Soprattutto quando il budget a disposizione è limitato, molte aziende e startup cercano di far calare sulla testa dei dipendenti chiave molteplici (e variegati) “cappelli”, con l’obiettivo di massimizzare le risorse a disposizione.
Purtroppo, questo si traduce inevitabilmente in un aumento esponenziale del carico di lavoro e di possibili errori.
Ecco perché quando le aziende si accorgono che il flusso di lavoro è ingestibile – e soprattutto che diventa impossibile elasticizzare al massimo i dipendenti chiave – arriva quel preciso momento in cui affidarsi all’outsourcing.
Sommario
Quali sono i benefit dell’outsourcing per le aziende?
Secondo le ultime Small Business Outsourcing Statistics pubblicate da Clutch, il 37% delle piccole aziende ha affidato almeno un processo di business in outsourcing. Con un mercato globale da oltre 85 miliardi di dollari nel 2018, l’outsourcing riguarda principalmente i task più tecnologici, dai servizi IT (37%) al digital marketing (34%).
Secondo il campione di aziende intervistato dagli analisti di Clutch, il motivo principale per cui si affida un processo di business in outsourcing è l’aumento dell’efficienza (24%), seguito dall’espansione dell’expertise disponibile (18%) e dalla crescita in termini di flessibilità (16%).
All’interno delle aziende esistono oggi delle (pur importanti) responsabilità che non richiedono un impiego full-time, a volte nemmeno una presenza umana.
Essere capaci di capire quali task possono essere esternalizzati significa non solo risparmiare discrete quantità di denaro, ma anche di permettere ai dipendenti di focalizzare i propri sforzi su specifici obiettivi, con un netto miglioramento in termini di produttività.
L’outsourcing per risparmiare budget e il conseguente abbassamento dei costi operativi andranno così a snellire certi processi di business e portare aziende e startup a scalare meglio e rafforzarsi sul mercato di riferimento.
Outsourcing: quali vantaggi in base a specifici ruoli e processi
Ogni business è ovviamente unico, ma esistono certamente diversi processi essenziali che ogni azienda o startup può affidare all’outsourcing.
Prima di prendere decisioni cruciali è chiaramente consigliato analizzare gli stessi processi, in modo da identificare gli specifici compiti o task da esternalizzare, in particolare quelli che vanno a cadere al di fuori dell’area di competenza o skill dei membri interni al proprio team.
Facciamo degli esempi pratici di outsourcing, in base ad alcuni specifici ruoli e processi interni alle aziende.
Area amministrativo-finanziaria
Soprattutto le startup non hanno davvero bisogno di un team di amministrazione impiegato full-time ed in-house, almeno non prima di una significativa crescita e dunque di una struttura organizzativa più complessa.
Sul mercato esistono oggi diverse piattaforme cloud-based come AirCFO, Medius, Zahir o TeamSystem che permettono alle aziende di affidare all’outsourcing i compiti di accounting & finance.
Con benefici evidenti in termini non solo di risparmio di budget, ma anche di tempo e risorse mentali altrimenti da investire tra modelli, contabilità, tasse.
Recruiting
La selezione del personale è sicuramente uno tra i compiti più difficili per il team della gestione delle risorse umane. Soprattutto per le aziende con una forza lavoro dall’età media più bassa, dove diventa non solo arduo trovare profili adatti, ma anche avere la flessibilità e la capacità di correggere o sostituire in corsa.
Quindi un responsabile recruiting si potrebbe trovare nella situazione poco piacevole di dover magari assumere in varie forme almeno un 25% di forza lavoro aggiuntiva per ovviare al problema dell’inevitabile turnover.
Secondo un recente sondaggio condotto su 25 grandi startup e aziende in forte crescita, il 25% dei dipendenti lascia l’azienda entro un anno. E questo per società private da miliardi di dollari e startup di unicorni!
Affidare all’outsourcing il recruiting è così per molte aziende una scelta logica, che ci si affidi ad agenzie specializzate oppure a tool software per gestire i candidati in maniera più automatizzata.
Customer Service
Le attività collegate al Customer Care hanno negli ultimi decenni subito una rivoluzione apportata prima dal web e poi dalle diverse piattaforme digital e social. Ecco perché non esiste più il solo supporto telefonico tramite operatori, con una vera esplosione di app, sistemi di messaggistica istantanea, social media, email.
Questo nuovo scenario porta inevitabilmente ad un problema di risorse impiegate, che non riescono a stare ovviamente dietro a tutti i canali disponibili. Fortunatamente, anche in questa area aziendale esistono diverse piattaforme in grado di applicare l’outsourcing, come Zendesk, EngageBay, Freshdesk o HelpCrunch.
Software con piattaforma unica in back-end per poter gestire in maniera più semplice live-chat, ticket, help-desk e dunque apportare alle aziende uno dei principali benefit dell’outsourcing in generale: aumentare la produttività del team.
Se dopo aver letto quali sono i vantaggi dell’outsourcing per le aziende, ti sei reso conto che potrebbe essere la soluzione ideale anche per la tua
